ПРАВИЛА ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ. РУКОВОДСТВО ДЛЯ ЧЛЕНА КОЛЛЕГИАЛЬНОГО ОРГАНА

Проблема члена коллегиального органа (СД и Правления) при голосовании за решение в том, что ему надо умудриться совместить два разных требования:

1. Как правило, решения требуется принять достаточно срочно. Даже если это стратегическое решение или утверждение какого-то Внутреннего нормативного документа (ВНД). Не говоря уже об одобрении сделок, которые долго готовились и уже нарушены все дедлайны.
2. Принятие решения в условиях дефицита времени чревато допущением ошибок, которые могут привести к убыткам или упущенной прибыли. Увеличивается риск ответственности.

За годы работы в разных СД я выработал несколько правил, которые никому не навязываю, но готов поделиться.

1. Вначале проверяю «титульный лист», т.е. относится ли предлагаемый проект решения к компетенции коллегиального органа, в котором я состою. На какой вопрос из области компетенции этого органа это решение отвечает?

Если соответствует, идем дальше. Если нет — отправляю на доработку без рассмотрения.

1. Мое самоопределение по отношению к проекту решения. 

2.1. Основная установка — не ответить на вопрос «Чем этот документ отличается от Идеала?» и довести до Идеала, а ответить на вопрос «Какие риски возникают в случае его принятия или непринятия сейчас?».

2.2. Основное стремление: найти не «единственно правильное решение», а «достаточно работоспособное на данный момент с приемлемым уровнем риска».

2.3. Основное предположение, с которым работаю: «Не бывает идеальных решений. Любое решение (документ) содержат какие-то ошибки и неточности, которые на момент принятия не видны, но которые выявятся в процессе работы. Главное, чтобы вовремя извлечь уроки и внести коррективы, не вляпавшись в серьезные убытки».

1. Дальше идет процесс понимания проекта решения и контекста его появления. 

Основной вопрос, который стараюсь выяснить: можно ли принять предлагаемый проект/документ за основу для дальнейшей доработки, даже если сейчас не утверждать? Либо все же утвердить в предложенном виде и дорабатывать уже в процессе применения?

Чтобы ответить на эти вопросы, разбираюсь последовательно с несколькими аспектами:

3.1. Почему возникла управленческая необходимость в этом решении? В чем решаемая проблема и почему следует решать ее именно теперь?

3.2. Кто «заказчик» этого решения? Кто способен сформулировать ТЗ на него и определить, удовлетворяет ли предложенное решение требованиям этого ТЗ? Кто потенциальный пользователь (стейкхолдер), т.е. ЦА?

3.3. Кто автор проекта? Достаточна ли его компетентность? Если готовила РГ, то включала ли она всех тех стейкхолдеров, без которых решение не будет внедрено? Были ли противоречия в РГ в процессе работы? Если не было, то почему? Если были, то как разрешились?

3.4. Какие подходы рассматривались Автором? Из чего он выбирал? Если альтернатив не было, это не решение, а просто алгоритм, поскольку не из чего выбирать.

3.5. Какую информацию изучал Автор? Как был организован процесс работы? Если процесс организован криво, результат, скорей всего, будет кривым.

3.6. Структура документа (решения). Про что он? Достаточно ли он полон в смысле набора вопросов, на которые отвечает документ? Не упущена ли какая-то существенная область регулирования или какая-то существенная норма, без которой он не сможет работать? Можно ли утвердить документ с недостаточно полной структурой, имея в планах дополнить его в процессе работы?

3.7. Глоссарий документа (решения). Какие новые термины он использует? Несет ли что-то новое?

3.8. Даже если этот документ/решение будет идеальным, как часто нам придется его обновлять в связи с изменениями ситуации? Насколько универсален документ и устойчив к несущественным вариациям окружающей среды?

3.9. Собственно текст документа. Понятен ли он не ЦА? Отвечает ли на вопросы ТЗ?

3.10. Не залезает ли текст документа / решения в компетенцию других органов?

3.11. Если залезает, то какие документы должны быть приняты другими органами, в развитие этого документа/решения? Описаны ли они в самом документе как поручение/рекомендация другим органам?

3.12. С учетом всего перечисленного: можно ли принять предлагаемый документ за основу и направить на доработку, либо все же утвердить в предложенном виде и дорабатывать уже в процессе применения?

1. Чего я стараюсь НЕ делать в процессе работы с документами/проектами?

4.1. Не ловить «блох» в документе, если их вред не очевиден, чтобы не затягивать процесс.

4.2. Не «упрощать» документ, даже если что-то кажется мне слишком детальным. Опять же, чтобы не затягивать. Убираю лишь то, что должно относиться к компетенции других органов. Но это не с целью упрощения, а с целью невмешательства.

4.3. Не дублировать работу Авторов.

1. Процесс голосования.

При голосовании я помню одно ключевое правило: Компания платит членам коллегиальных органов управления не за то, что они на заседаниях «повышают свою компетенцию» и «разбираются» во множестве разных интересных вопросах, а за принятые управленческие решения. Требование «разбираться» — гигиеническое, т.е. необходимое, но не достаточное.

Соответственно, перед голосованием, я последовательно отвечаю себе на ряд вопросов:

5.1. Достаточно ли я понял проект решения (разобрался с ним), чтобы не воздержаться от голосования под предлогом недостатка информации? Если не хватает информации для понимания, и ее неоткуда взять, то воздерживаюсь от голосования. (принцип разумности, за нарушение которого могут прилететь юрид. санкции). Но это автоматически означает, что либо я недоработал с подготовкой, либо организаторы прокололись и вынесли на голосование не готовый вопрос.

5.2. Есть ли у меня конфликт интересов в связи с решением? Если есть, заявляю его и воздерживаюсь от голосования. (принцип добросовестности, за нарушение которого прилетают самые строгие юридические санкции).

5.3. Если оснований для воздержания от голосования нет, то проверяю есть ли у меня принципиальные аргументы ПРОТИВ проекта решения либо против его принятия в данный момент?

5.4. Если принципиальных аргументов нет, то голосую за, даже если решение не кажется мне идеальным.

Если при подготовке к принятию решения я последовательно ответил на эти вопросы, то мне есть чем отвечать в случае претензий ко мне как к члену коллегиального органа.